Assistant de direction

Missions:

Assiste un ou plusieurs responsable(s) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …).
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel …) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, formation, …).

Activités

• Organiser les rendez-vous, le planning des responsable(s), collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques.
• Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, …
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe.
• Organiser les déplacements des membres de l’équipe
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, …)
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
• Commande plateaux-repas, réservation restaurant.
• Gérer les retours d’information concernant les dossiers.

Compétences

• Sens de l’organisation, réactivité, rigueur.
• Qualités rédactionnelles.
• Maîtrise de l’outil informatique : logiciel courrier, Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, …).
• Connaître les règles administratives.
• Qualités relationnelles.
• Discrétion, Confidentialité.
• Disponibilité (permanences à assurer).
• Faire preuve d’initiatives.
• Motiver.
• Sens de l’écouter